供应链中的6sigma流程优化

    为了加强采购管理，提高申购效率，节约成本，配合集团的6sigma项目的开展，我们采用6sigma的方法，对业务流程的优化和K3系统的采购管理进行了一系列的优化，主要有：
    ·采购全程申购无纸化流程
    ·采购过程预警跟踪流程
    ·采购收货自动通知流程
    ·供应商自助服务流程
    通过结合流程的优化，使K3系统更好的服务于业务部门，更趋向于智能化。经过一段时间的优化跟踪，主要采取的措施如下：

    一、通过系统智能化缩短流程，提高工作效率

    流程分析：
    原固定资产购建流程如下：

    流程说明：
    1. 各事业部的需求部门提出固定资产申购申请
    2. 提交给资产部业务或IT部业务复核
    3. 资产部主管或IT部主管复核
    4. 新设备价值在10万元人民币以内的，由事业部总经理核准
    5. 新设备价值超过10万元人民币经过集团总裁核准（视需要提交给董事会批准）
    6. 财务部给出预算代码，申请表留财务部，复印件给申请单位
    7. 申请单位根据审批后的申请表在K3系统中录入采购申请单
    8. 采购部门进行相应的采购
    现固定资产购建流程如下：

    流程说明：
    1. 各事业部的需求部门根据实际需要经部门主管确认后在系统中录入固定资产申请单
    2. 邮件自动提醒IT部门或设备部门的指定人员进行设备的调配或选型
    3. 邮件自动提醒相应二级审核人进行审核
    4. 邮件自动提醒三级审核人进行审核
    5. 邮件自动提醒财务进行预算代码的输入
    6. 采购部门进行相应的采购

    流程分析：
    1、把人工流程转变为自动化的信息流程。
    原固定资产购建流程：
    申请各环节采用纸质流转，需要人工签字，由于公司办公场所分散，大部分流转时间在于寻找等待相关领导签字的路上，审批流转时间长,一般为2-7个工作日。例如下图显示通讯研发中心要申购设备的流程：

多个物理空间上的人工流程

    在顺利的情况下，通讯研发中心申购设备需要花费80分钟路程。

    现固定资产购建流程
    流程优化：新的流程建立在K3系统邮件预警系统上，由系统发邮件通知相关领导签字，节省了申请人找领导签字、跟踪申购单的时间，并且缩短了审批流转时间，一般为1-5个工作日。
    同样的是通讯研发中心申购设备，流程如下：

一个信息系统平台上的自动协同流程

    申购信息通过K3系统在各部门间流转，系统根据各部门审批结果通知下一环节相关人员，节省了申请人在审批环节消耗的时间。
    实行固定资产无纸化，按每单节省80分钟计算，月均150单，大约可以节省200小时，这相当于一个人整月的工作时间。
    通过无纸化申购对通讯事业部、光学事业部的固定资产和物料采购简化申购流程，将所有的采购人员的签字流动转化为在信息平台上的工作流。
    原来纸质申购，申购员需要找各级领导签字，通知采购员下单，实行无纸化后，这一切的工作都由系统自动通知完成，当申购员录完单据，系统自动通知下一级领导审核，各级领导审核后，系统通知采购员下单，避免了申购员在各部门间等待、往返。
    固定资产申购流程：
    ·由原来的8个步骤减少到6个步骤；
    ·由物理上的集团A，B，C三个地区多栋楼之间的人员交流转移到K3系统一个平台上的信息流动
    ·每个订单时间从优化前的4.62天下降到1.742天，效率提高了265%。
    下面是总体采购流程优化后的分析（包括固定资产采购）

    通过收集流程优化后906个采购订单，优化前1345个采购订单，我们可以看到
    ·订单平均节约0.1天（0.8小时），提高效率=0.1/1.3=7.7%。
    ·订单一致性（偏差）提高（2.07-1.88）/1.88=10%
    2、通过采购交期预警，把采购流程的事后补救工作转化为事前的规划和控制。
    流程优化：通过采购交期预警，采购员每天早上就可以收到系统发出的未来三天即将到期的订单通知，采购员根据这份通知就可以催促相关供应商送货。同时系统还会提醒采购员已延误的订单，即使采取措施。
    采购交期预警通知如下图所示：

    3、减少流程长度，由系统代替采购人员通知申购部门领用物料，减少采购人员工作量。
    流程优化：通过收货自动通知，供应商送货到公司后，系统自动通知申购员物料已到，即将可以领用。该功能的实现，采购员不需要人为的通知申购部门和申购人员，避免遗漏通知的情况。
    收货自动通知如下图：

    2007年1月-11月订单总行数：22385 ，平均2035订单行/月,预计20％的订单行数需要通知申购人到货，每次通知采购员和申购人平均需要花3分钟,预计可以节省2035*20%*3*2分钟，相当于每个月多增加了5个工作人日。
    通过以上优化，从申购到采购，由收货到入库，系统可以智能的在各个环节通知相关人员，使管理人员从烦琐的查询、筛选数据中解放出来，更多的专注于做出决策。

    二、增强信息系统决策功能，加强供应链的合作和管理

    1、通过采购订单执行报表提供决策数据。
    流程优化：从申购到收货环节提取数据，采购部不再需要每一单的上查下查，从报表中可以清晰的反应出每个订单的执行情况，更好采取有针对性的工作。
    如下图：

    2、通过关键供应商门户加强了与供应商的合作。
    流程优化：采用严格的权限管理，使关键供应商通过Internet的方式只能了解自己产品的在我们公司的库存，以方便供应商备货。不能了解其他物料的库存情况。
    自助查询流程图如下：

    3、通过采购频次统计报表，按EOQ下单,降低订单成本.
    流程优化：提供每月的滚动前3个月的采购频次分析,有利于请购部门对物料(特别是非生产性物料)申购频次的控制,经过预测和汇总按EOQ经济订单量下单,从而降低订单成本，达到采购成本的降低。

    4、通过供应商的交货异常分析报告提高交货处理效率和信息沟通。
    流程优化：根据供应商的交货异常(提前或延误)信息：
    ·采购及时查询追踪分析物料检测与入库进度，加快供应链的反应速度；
    ·各需求部门共享相关信息，提高协作配合;
    ·增加收货入库的批号,利于IQC对到料的及时检测，加快生产速度；

三、供应链6Sigma流程优化效益分析

    以上是IT部和采购部在供应链流程6SIGMA优化过程中采取的主要措施。通过以上措施，产生良好的经济和管理效益。：
    1、经过流程优化，采购及时送货率由年初89.86%，上升到目前97.44%，提高了7.58%，总体提高了8.4%。
    2、采购异常率由年初的19.80%，大幅下降到目前的6.06%，下降13.74%，整体下降比例为69.4%！
    3、申购无纸化的实施，节省了申购员寻找等待领导签字的时间，同时也实现了领导集中审批，提高了工作效率。
    4、经过优化后，从申购到收货每单估计能节省0.8小时，以通讯、光学每月的申购单平均有1100单计算，每个月就能节省880小时左右，相当于节约了5个人的工作量。
    5、每月一千多张的采购申请单，经过无纸化的实施，节约打印机纸张及耗材，同时可以减少打印机的采购和维修。