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电子档文件如何受控问题！

字体: 小 中 大 | 打印 发表于: 2008-5-15 09:09    作者: wsl328    来源: 6sigma品质网

请教大家一个问题：

   我公司平常是用LOTUS来办公的，还没有实现无纸化，80%以上的文件都是以纸质形式保存，现有一份《物料请购单》老板规定是要他亲自审批后才能执行，但老板公务繁忙，所以就由请购部门以EMAIL至老板，老板EMAIL批复后再请购。为使其受控，我提出由请购部门申请批复后打印发放至相关部门并同时保留电子档及纸质文件，但老板提出环保，说不需保留纸质文件，直接电子存档即可。本人认为此办法可行，因为其过程均受控，但不知外审是否会有问题？在线等解疑~~

   先谢谢各位了！
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最新回复

  • peikai (2008-5-15 09:33:26)

    专人负责收集归类并有备份方案，可以用电子档做一个索引。即可。

  • xujian0512 (2008-5-15 09:41:31)

    恩,应该没问题.我请教一下再告诉你哦!

  • springvon (2008-5-15 09:54:07)

    从控制的角度来看，这属于电子邮件的受控问题。要统一保存，并定期备份。和一般的电子表格EUC的控制还不一样。
    不知道ISO有没有具体的要求。

  • 质量总监 (2008-5-15 09:55:58)

    电子化是发展的趋势,但要马上进行实施还是有困难的

  • wsl328 (2008-5-15 10:01:45)

    好的，非常感谢您的回复！

  • wsl328 (2008-5-15 10:05:20)

    公司的LOTUS 是有备份的！
    现在我提出一个方案，由提出申请部门对请购单进行统一编号，交老板审批后进行电子存档，同时填写一份《文件发放登记表》作为以后查找及审查的索引~
    大家认为如何？

  • g-m-l (2008-5-15 10:20:16)

    我们和你们是一样的，也是用LOTUS办公的。我们现在的手册、二级文件部分三级都是发行的电子文档。省了很多纸。像一些三级的作业指导书外来文件(如MSDS等)这个要现场张贴的，所以没办法电子化的。不过我们发的电子文件一样是要签收《文件发放登记表》。主要IT配合做好权限设制，以及电子备份就可以了。需要说明的是我们公司有公共盘的。我们就发放在那的。

    [ 本帖最后由 g-m-l 于 2008-5-15 10:21 编辑 ]

  • 五月的雪 (2008-5-15 11:33:36)

    电子文件和文档要有相关的电子清单和目录
    并具体分类，
    且对电子文件和文档的发放和回收＼报废都要有相应的电子记录才可

  • ricken (2008-5-15 13:31:59)

    现在有很多OA软件可以记录版本的变化历史,用OA软件是发展的必然.

  • whm2359 (2008-5-15 14:39:36)

    我觉得申请发给经理后他会给你回复的。那么，你做一张电子表格，把所有发给经理的申请和他的回复都放在一起，那样不就 可以了吗

  • ydjm1980 (2008-5-15 15:09:03)

    无纸化办公是必然趋势，针对你所提的问题直接采用电子文档存档外审会不会有问题不在于是否采用电子文档，体系标准中也有相关描述，只是媒介的问题，关键是看是否受控，看你的管理方法是否正确。有机会你可以到一些信息化标杆企业进行参观学习。

  • wsl328 (2008-5-15 15:11:22)

    谢谢您的回答！
    LOTUS里面的EMAIL本身就可以完成这个功能，不需要重新做表格~

  • wsl328 (2008-5-15 15:16:03)

    QUOTE:

    原帖由 ydjm1980 于 2008-5-15 15:09 发表
    无纸化办公是必然趋势，针对你所提的问题直接采用电子文档存档外审会不会有问题不在于是否采用电子文档，体系标准中也有相关描述，只是媒介的问题，关键是看是否受控，看你的管理方法是否正确。有机会你可以到一些信 ...
    我也希望公司能早一点实现无纸化办公~
    但是现在条件还不成熟！
    纸质办公确实很麻烦~
    楼上有人说用公司公共盘实现文件发放、保存的，可否详细描述下过程呢？比如如何审批、修改、等等..
    因为我公司也有公共盘，我想如果可行可向老板申请实行~
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