如何让文件/记录编号更有利于识别和检索？（加分贴）

最新回复

• wanjun194 (2008-7-08 11:50:20)

  我们的编号原则是:四级文件代码+部门+流水号(版本号),没有更详细的区别了,

• zlr2010 (2008-7-08 15:20:00)

  最早接触体系的时候，记录编号为对应的文件号+顺序号。

• tigerliuxd (2008-7-08 15:34:43)

  四级文件代码+部门+流水号

• lucysanch (2008-7-08 15:46:56)

  四阶文件代码+部门代号+顺序号+版本号

• Allen-j (2008-7-08 16:29:26)

  你所说的想从编号上去看出来谁在用，用在那里，那样做并不好。某个记录对应着相应的过程，过程的主责人员，管理相应的记录。一般每个公司都有一个总的文控，从文控那里就可以查到那个部门负责这个记录的修订、管理，其他人员只要用就好了，没有必要知道还有那些人在用此表格。
  我们目前用的就是部门代号+顺序号+版本号。在相应的管理性文件里提到用某个记录，则使用者就可以根据文件中所述记录名称和编号，通过文控找到这个记录。
  不足是：如果组织机构变动了，比如某个部门撤销了，则这个部门下的记录怎么处置？活动可能被转移到其他部门了，那么要换编号啦！
  
  所以我觉得按过程活动的类别来分，比如质量管理、生产管理、设计、销售等，通过一个总的文控来管理。

• 五月的雪 (2008-7-08 19:35:14)

  其实,关于文件的编号没有一个非常明确的规定和要求,但是都会要求便于识别和区分,这点是非常重要的
  
  至于具体是如何来编号的要根据每个公司的具体情况和公司内部部门的组织架构而定了

• fangliqin (2008-7-08 20:02:34)

  我们家的是：课别代码+阶级码+流水号
  至于哪个作业员作业的，只需给那个作业员记录表，然后让他填写姓名或工号或代码号就可以了。那么以后不就可以查到哪个人作业的了吗？
  当然，记录表还要保存的嘛。

• 忘东流 (2008-7-08 20:15:44)

  把所有文员召集一起做台帐~

• chinalemon (2008-7-08 20:47:26)

  楼主这么做当然没有问题,当然前提是要符合公司的实际.

• honglong823 (2008-7-08 21:16:20)

  从我见过的很多公司都是习惯用部门代码，我不觉得有任何意义，文件的制作单位其实就是本文件对应的部门。个人认为，我们制作文件的除了要满足ISO精神“做我所写，写我所做”之外，就是要看我们的文件体系是否可以满足标准的要求，另外，还有就是便于大家以后识别，通过编码就可以大概知道是什么类型的文件了，我也可以将我们公司现行的编码体制简单透露个大家，大家可以在这个基础上自由的发挥：
     AA+B+C+DD+EEE
    A：代表公司简称，建议一到两位为佳。
    B：体系通常分为四阶可以在这里来体现，也可把大多数公司的做法加到这里来，可以任何字母或字
  符，建议一阶即手册：F（First）二阶程序文件：S（second）三阶（注意了）可以增加部门代码到这里来，主要的考量是以制作单位为主还是要以文件应用单位为主。
    C：一个公司是不断壮大的，凡事也要留条后路，以免以后体系增加的时候，现行编码原则不适用，所以这里就是区别体系代码，大家都很聪明，不多说了，什么Q，E了。
    D：既然为了大家易于识别，我们就按照标准来，04代表质量管理体系，05代表管理职责，06代表资源管理，07，产品实现，08就是量测，分析和改进。
    E：流水码，不够可以放到5位6位，
      于此同时的还有很多配套编码比如：BOM,SOP,SIP等，可以来信向我索要（考量中，是否可以给）
      还有就是表单的部分，表单的部分一般都是和对应的文件配套执行的，即要有相关文件的支持（正常状况下），强烈建议，将AA变更为F其他不变，让大家一目了然的知道，这和那份文件有关。
  本人认为以上很有参考价值，如有更好，本人欢迎共同商讨。

• hoyaxu (2008-7-08 21:45:45)

  文件编号觉得就体系+标准号+流水号，这样简单。
  再结合版本和修改，就便于控制了，特别是修改更新时；
  否则，复杂而无意义且工作量大。

• lxbinternet (2008-7-08 22:01:09)

  QUOTE:

  原帖由 honglong823 于 2008-7-8 21:16 发表
  从我见过的很多公司都是习惯用部门代码，我不觉得有任何意义，文件的制作单位其实就是本文件对应的部门。个人认为，我们制作文件的除了要满足ISO精神“做我所写，写我所做”之外，就是要看我们的文件体系是否可以满足 ...

  楼上的编码原则，太麻烦了；
  以后说个文件编号还得念上半天；

• rhythm (2008-7-09 11:11:25)

  QUOTE:

  原帖由 fangliqin 于 2008-7-8 20:02 发表
  我们家的是：课别代码+阶级码+流水号
  至于哪个作业员作业的，只需给那个作业员记录表，然后让他填写姓名或工号或代码号就可以了。那么以后不就可以查到哪个人作业的了吗？
  当然，记录表还要保存的嘛。

  可能我没有说清楚，我希望的是表单编号能说明是哪一类人用 ，比如IQC，比如测试人员，等等

• honglong823 (2008-7-09 19:49:00)

  QUOTE:

  原帖由 lxbinternet 于 2008-7-8 22:01 发表
  
  楼上的编码原则，太麻烦了；
  以后说个文件编号还得念上半天；

  楼上的可以变通一下嘛。可以不不要A，或D少一位，如果是小公司，还可以E放两位呀
  总之，自由发挥！

• tige520 (2008-7-10 07:46:27)

  我们目前用的就是部门代号+顺序号+版本号。在相应的管理性文件里提到用某个记录，则使用者就可以根据文件中所述记录名称和编号，通过文控找到这个记录

• tige520 (2008-7-10 07:46:49)

  楼主这么做当然没有问题,当然前提是要符合公司的实际.

• 398534378 (2008-7-10 08:51:51)

  刺猬姐姐，好久没见了！
  我来说说我们的吧……
  一般的程序文件是不是每个部门都有的?
  三阶文件我们是由类别代码加部门编码加流水号组成，
  比方焊接作业指导书：OP30-001——OP表示操作类，30表示焊接，001表示流水号。这样的话，只需要一看就知道这个文件是什么地方在用了。
  
  呵呵，其实你所提到的这个问题，主要就是三阶文件或者表单比较多不好识别和检索。
  
  还有表单编号，我们是在相应的文件编号后面加流水号加版本号，比方说OP30-001-01-00，，不用说，前面的OP30-01表示焊接作业文件的第一个，那么后面的01就是表示这个作业指导书下面的第一个表单，00表示版本，当然只是举例，实际这个作业指导书下面是没有表单的。
  
  记录编号我们一般采取某个部门代码加年、月、流水号生成的。
  
  觉得我的办法咋样？加分分哦！

• rhythm (2008-7-10 09:51:30)

  QUOTE:

  原帖由 398534378 于 2008-7-10 08:51 发表
  刺猬姐姐，好久没见了！
  我来说说我们的吧……
  一般的程序文件是不是每个部门都有的?
  三阶文件我们是由类别代码加部门编码加流水号组成，
  比方焊接作业指导书：OP30-001——OP表示操作类，30表示焊接，001表示流 ...

  你的ID这么变了呢？？？？
  幸好还有地方可以识别。。。。。
  你的做法跟偶的想法类似了，，，，，
  偶是希望有以个规则，一个对照表，用处和编码的对照表。。。

• rhythm (2008-7-10 16:09:26)

  一般的程序文件是不是每个部门都有的?
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  这个是这样的，我们的程序文件很多 ，而且是每个部门都有一套，也是目前准备改进的地方
  但是改变终究是有难度的，所以慢。。。。。。。。。。。。。

• chinalemon (2008-7-13 10:10:14)

  看了一下，有的朋友的文件编号规则还是太繁杂了，因为公司级的文件及某部门的文件一般不会太多，也不应太多，我想应不会超过三位数；而部门内使用的表单则一般不会超过四位数。因此，我公司的文件规则如下：
  业务手册（三合一体系）：BMS（business management system)
  跨部门程序文件：XX（公司名字缩写）-XX（流水号）
  部门共享文件：XX（公司名字缩写）-XX（部门代码）-S（代表共享）XX（流水号）
  部门内部门文件：XX（公司名字缩写）-XX（部门代码）-I（代表内部）XX（流水号）
  表单：XX（公司名字缩写）-XX（部门代码）-F（代表表单）XXX（流水号）
  
  以上，供大家参考，目前该文件的分类方法适应我公司的发展和需要。